Responsabilité civile des administrateurs et des dirigeants*

Directors and officers have a duty to exercise due diligence in overseeing the activities of the organization that they serve.  They are required to act in good faith and in the best interest of the organization. Directors have three basic duties:

1. Devoir de diligence (devoir de prudence) : agir de façon raisonnable, de bonne foi, dans les intérêts supérieurs de l'entreprise.

2. Devoir de loyauté : placez les intérêts de l'entreprise au-devant des vôtres.

3. Devoir d'obéissance : Agir selon les possibilités de l'entreprise/organisme, en respectant les règles et les lois applicables.

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Responsabilité légale

Les administrateurs peuvent être responsables de ce qui suit :

• Omission d'agir conformément aux dispositions d'une loi. Par exemple, si les administrateurs sont tenus par la loi de présenter un rapport ou de tenir à jour certains dossiers et qu'ils ne le font pas, ils peuvent être tenus responsables d'infraction à cette loi.
• Non conformité de l'entreprise/organisme à une loi. Par exemple, les administrateurs peuvent être responsables de mauvaise gestion, de pertes financières, de congédiement injustifié, de discrimination envers un employé ou de manquement à la mise en oeuvre de mesures visant à réparer des dommages causés à l'environnement.

Il est également important de noter que :

• Les administrateurs peuvent être tenus personnellement responsables.
• L'ignorance n'est pas une défense.
• La démission n'est pas nécessairement une défense.
• L'indemnité du conseil d'administration peut ne pas suffire.
• Les administrateurs peuvent être responsables d'inexécution.

Consultez un avocat pour obtenir de plus amples renseignements sur la responsabilité légale des administrateurs et des dirigeants. Pour une description exhaustive de la responsabilité civile des administrateurs et des dirigeants d'organismes à but non lucratif, parcourez le site «Guide à l'intention des administrateurs des sociétés à but non lucratif» d'Industrie Canada à l'adresse http://strategis.ic.gc.ca/epic/internet/incilp-pdci.nsf/fr/cl00689f.html

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Gestion du risque

1. Offrez à tous les administrateurs et dirigeants une formation de sensibilisation à la négligence et la responsabilité.

2. Assurez-vous que les administrateurs connaissent :

• les risques inhérents au poste d'administrateur de l'entreprise/organisme;
• les responsabilités imposées par la loi et les responsabilités civiles;
• les obligations particulières du poste d'administrateur;
• les autres règles liées aux activités de l'entreprise à l'égard desquelles les administrateurs peuvent être tenus responsables du fait d'actions ou d'omissions de la part de l'entreprise/organisme; et
• les autres responsabilités qui leur incombent (notamment comprendre les finances et connaître l'organisation et sa charte).

3. Assurez-vous qu'il n'existe aucun conflit entre le devoir de l'administrateur envers l'entreprise/organisme et les intérêts propres de celui-ci.

• Évitez les emplois et activités extérieurs susceptibles d'influer sur les devoirs liés à l'entreprise ou d'en gêner l'accomplissement.
• Traitez les renseignements confidentiels et sensibles avec vigilance (prévenez la divulgation des renseignements).
• Observez les lignes directrices régissant les déclarations publiques (p. ex., quels renseignements peuvent être divulgués et dans quelles circonstances).
• N'acceptez pas de cadeaux, faveurs ou services se rapportant à vos devoirs envers l'entreprise.

4. Assurez-vous que les administrateurs connaissent les activités et les affaires de l'entreprise. Tenez à jour des politiques et des procédures d'exploitation concernant toutes les activités relevant de l'entreprise/organisme.

a. Mettez en œuvre une politique de gestion financière. Établissez des lignes directrices claires en matière de déclaration d'information financière.

b. Rangez les documents confidentiels et les renseignements sensibles en lieu sûr.

• Désignez les personnes qui auront accès à ces renseignements.
• Chiffrez tous les documents confidentiels électroniques.
• Assurez-vous que seules les personnes dotées d'un mot de passe ont accès à ces documents. Le système devrait exiger le changement fréquent des mots de passe.
• Mettez en place des pare-feux visant à empêcher l'accès aux renseignements par les pirates informatiques.

c. Élaborez une politique en matière de ressources humaines.

• Préparez des descriptions de tâches officielles à l'égard de tous les employés et documentez l'expérience et la formation nécessaires pour occuper ces emplois.
• Documentez les aspects particuliers du rendement inacceptable fourni par des employés et avisez ces derniers bien avant la cessation de leur emploi.

6. Établissez un système officiel de diffusion de l'information. En général, un administrateur peut se fier aux renseignements fournis par des dirigeants ou des employés/bénévoles de l'entreprise, sauf s'il sait qu'il est préférable de ne pas se fier au dirigeant/à l'employé/au bénévole.

7. Osez dire ce que vous pensez. Les administrateurs doivent comprendre parfaitement bien toutes les activités de l'entreprise/organisme et mettre en doute toute question obscure. Les administrateurs doivent également communiquer clairement leurs décisions.

8. Consignez les décisions et les raisons qui les ont motivées.

9. Prenez des décisions en collaboration étroite avec des représentants juridiques. Si l'administrateur a fourni une information complète à un avocat, sollicité les conseils d'un avocat quant à la légalité d'une action envisagée, reçu des conseils selon lesquels l'action sera légale et entrepris l'action conformément aux conseils, cela pourrait démontrer que l'administrateur a agi avec diligence raisonnable.

10. Mettez en place une politique de «dénonciateur» à l'intention des membres du personnel et des bénévoles pour leur indiquer qu'ils peuvent communiquer avec un membre du conseil ou un représentant particulier pour lui faire part de toute situation que le conseil d'administration devrait connaître selon eux.

11. Mettez en place une politique d'indemnisation des administrateurs stipulant clairement les droits et obligations des administrateurs ainsi que la protection qui leur est fournie par l'entreprise.

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Traitement des réclamations

1. Documentez tous les renseignements reliés aux incidents et signalez les incidents à votre assureur. Fournissez-lui :

• le détail de l'incident; et
• des renseignements sur les mesures mises de l'avant en vue d'éviter cet incident.

2. Les contrats d'assurance de la responsabilité civile des administrateurs et des dirigeants imposent des obligations très rigoureuses en matière de déclaration. Communiquez avec votre représentant d'assurance dès que vous apprenez l'existence d'une situation susceptible de donner lieu à une réclamation.

3. Faites enquête sur l'incident et envisagez des moyens de prévenir sa répétition.

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Ressources supplémentaires

• Gouvernement du Canada, Industrie Canada, Strategis
  Guide à l'intention des administrateurs des sociétés à but non lucratif (Droits, Fonctions et Pratiques)
• Loi canadienne sur les sociétés par actions
• Code canadien du travail
• Code criminel
• Ressources humaines et Développement Social
• Priest, Margot. (1995). Directors' duties in Canada: Managing risk. North York, Ontario : CCH Canadian.

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