Signalement des incidents et accidents*

Les rapports d'incident et d'accident sont très utiles pour les raisons suivantes :

• Ils permettent de consigner les plaintes, les accidents et les incidents avant que ne survienne un sinistre.
• Ils permettent d'établir une défense contre les réclamations susceptibles d'être présentées des années après l'incident ou l'accident.
• Ils fournissent des renseignements de base pour l'analyse des causes des incidents et accidents et pour la recommandation d'améliorations à apporter au chapitre des risques afin de prévenir la répétition d'événements semblables dans l'avenir.
• Ils aident à repérer les faiblesses de vos politiques et procédures de gestion du risque de manière à prévenir la réalisation de sinistres plus graves.

Gestion du risque : Incidents

1. Si un incident survient, occupez-vous des personnes impliquées afin de vous assurer qu'elles ne sont pas blessées.

2. Remplissez un rapport d'incident (cliquez ici pour consulter un modèle). Un rapport d'incident doit renfermer au minimum les renseignements suivants :

• nom et coordonnées du déclarant et des témoins;
• description détaillée de l'incident; et
• recommandations visant à prévenir la répétition d'incidents similaires dans l'avenir.

3. Communiquez avec votre représentant d'assurance afin de vérifier si vous devriez signaler un incident en particulier à l'assureur. Des incidents sont souvent signalés même s'ils ne donnent lieu à aucune réclamation.

4. Conservez le rapport en dossier :

• La documentation doit être conservée aussi longtemps qu'il le faut afin de permettre une défense contre d'éventuelles réclamations. La durée pendant laquelle des poursuites peuvent être entreprises est déterminée par la La loi sur les délais de prescription.
• Si le déclarant est un adulte, conservez les documents relatifs à l'incident en dossier pendant une période minimale de trois à cinq ans suivant l'expiration du délai de prescription applicable à ce type de sinistre. Votre avocat devrait être en mesure de vous informer au sujet de ce délai.
• Si le déclarant est un mineur, conservez les documents relatifs à l'incident en dossier pendant une période minimale de trois à cinq ans suivant l'expiration du délai de prescription applicable à ce type de sinistre une fois que le mineur a atteint l'âge de la majorité. Votre avocat devrait être en mesure de vous informer au sujet de ce délai.
• Un moyen efficace d'organiser et de stocker les rapports d'incident consiste à créer une base de données électronique dans laquelle les rapports pourront être triés et récupérés selon un certain nombre de critères.Documentation should be kept for as long as necessary to defend against potential claims. The length of time that legal action may be taken by law is called the Statute of Limitations.

5. Examinez le rapport afin de déterminer la cause de l'incident ainsi que toute mesure de prévention des sinistres pouvant être mises de l'avant.

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Gestion du risque : Accidents

1. Portez secours aux personnes impliquées.

2. Au besoin, éloignez-vous et aidez toute personne blessée à s'éloigner de la zone présentant un danger immédiat, par exemple un incendie ou la circulation.

3. Administrez les premiers soins s'il y a lieu. Administrez uniquement les soins que vous êtes habilité à prodiguer.

5. Appelez le 9-1-1 ou le numéro d'urgence de la police, de l'ambulance ou du service d'incendie au besoin ou demandez à un témoin de le faire. Ne quittez pas la scène de l'accident si ce n'est pour appeler l'un de ces services.

6. Protégez les biens endommagés ou les preuves contre tout dommage supplémentaire (dans la mesure où le coût de cette protection est raisonnable). À titre d'assuré, il est de votre devoir de mettre tout en œuvre pour réduire au minimum les dommages.

7. Remplissez un rapport d'accident (cliquez ici pour consulter un modèle). Un rapport d'accident doit renfermer au minimum les renseignements suivants :

• nom et coordonnées du déclarant et des témoins;
• description détaillée de l'accident; et
• description des blessures et des dommages matériels

8. Avisez sans tarder votre assureur de l'éventuelle réclamation. Si un employé est blessé, la réclamation doit être adressée à la Commission de la santé et de la sécurité au travail.

• Notez le nom de la personne à qui vous avez signalé le sinistre. En cas de contestation, ce renseignement permettra de prouver que vous avez signalé le sinistre.

9. Conservez le rapport en dossier.

• La documentation doit être conservée aussi longtemps qu'il le faut afin de permettre une défense contre d'éventuelles réclamations. La durée pendant laquelle des poursuites peuvent être entreprises est déterminée par la La loi sur les délais de prescription.
• Si la victime est un adulte, conservez les documents relatifs à l'incident en dossier pendant une période minimale de trois à cinq ans suivant l'expiration du délai de prescription applicable à ce type de sinistre. Votre avocat devrait être en mesure de vous informer au sujet de ce délai.
• Si la victime est un mineur, conservez les documents relatifs à l'incident en dossier pendant une période minimale de trois à cinq ans suivant l'expiration du délai de prescription applicable à ce type de sinistre une fois que le mineur a atteint l'âge de la majorité. Votre avocat devrait être en mesure de vous informer au sujet de ce délai.
• Un moyen efficace d'organiser et de stocker les rapports d'incident consiste à créer une base de données électronique dans laquelle les rapports pourront être triés et récupérés selon un certain nombre de critères.

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Traitement des réclamations

1. Présentation des réclamations

• Si une réclamation est ou pourrait être d'un montant supérieur à votre franchise, si elle est complexe, si des blessés sont en cause ou si vous avez des doutes quant à la façon de vous y prendre, il est préférable de laisser votre assureur s'occuper de la réclamation. Votre assureur est un spécialiste des enquêtes et du règlement des sinistres.
• Voici quelques lignes directrices à observer lorsque vous traitez avec votre assureur :

  i) Si le signalement d'un incident/accident est susceptible de donner lieu à une réclamation, soumettez un exemplaire du rapport d'incident/accident à votre assureur.

  ii) Si vous recevez d'un tiers ayant subi des blessures une déclaration expliquant son intention de présenter une réclamation contre votre entreprise/organisme, soumettez-la à votre assureur.

  iii) S'il y a lieu, l'expert en sinistres vous fournira un formulaire Preuve de sinistre que vous devrez remplir pour démontrer que votre entreprise/organisme a subi une perte.

  iv) Documentez tous les frais reliés au sinistre (travaux de réparation, factures de soins médicaux, perte de revenu, etc.).

  v) Coopérez et communiquez souvent avec votre assureur pendant qu'il traite votre réclamation.

2. Tenez à jour un dossier des sinistres (cliquez ici pour consulter un modèle).

• En conservant un dossier détaillé des sinistres, vous pourrez mieux suivre les tendances au chapitre des causes des sinistres ainsi que des coûts qui y sont reliés.
• Conservez un dossier des primes réglées, des frais supplémentaires et des primes remboursées.

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