Risques liés aux locaux : Prévention des pertes liées à la responsabilité*

Les contrats d'assurance de responsabilité civile générale couvrent normalement les dommages causés aux biens et les blessures subies par un tiers. La prévention des pertes liées à la responsabilité est une mesure prise dans le but de prévenir ou de réduire au minimum ces dommages et blessures.

Parmi les sinistres courants liés à la responsabilité civile, notons :

• Dommages aux biens à l'égard desquels vous exécutez des travaux contre rémunération.
• Dommages aux biens appartenant à des personnes autres que les clients.
• Blessures subies par des clients soit à l'intérieur de votre établissement soit à l'extérieur de celui-ci, sur un chantier.
• Blessures subies par des personnes autres que des clients pouvant se trouver dans les environs de votre établissement ou de votre chantier.

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Responsabilité légale

Toutes les personnes et entreprises sont légalement tenues d'adopter un comportement raisonnable n'occasionnant aucun préjudice matériel ou corporel à autrui, ni sciemment ni par négligence. Vous devez prendre des précautions raisonnables dans l'exercice de vos activités pour éviter ces préjudices matériels ou corporels. Si vous omettez de faire preuve de diligence raisonnable pour prévenir ces préjudices, vous pouvez faire l'objet de poursuites et devoir dédommager des gens pour les préjudices qu'ils ont subis. Les précautions prises, tels que les inspections et l'entretien périodiques, doivent être soigneusement documentées.

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Gestion du risque

1. Prenez le temps d'évaluer soigneusement les responsabilités civiles auxquelles votre entreprise/organisme pourrait éventuellement faire face. Déterminez celles qui risquent le plus de survenir et celles qui sont susceptibles d'occasionner les plus grandes pertes. Consacrez temps et ressources aux risques les plus préoccupants susceptibles de représenter les coûts les plus élevés ou d'avoir les conséquences les plus néfastes.

2. Établissez des politiques et des procédures sur la façon de traiter les biens d'autrui.

• Conservez les biens dans un endroit sécuritaire.
• Assurez-vous que le bien est correctement rendu à son propriétaire.

3. Assurez la sécurité des gens.

• Interdisez l'accès des visiteurs/clients aux zones d'accès restreint.
• Assurez-vous que l'établissement en entier, y compris les terrains de stationnement et les trottoirs, sont bien éclairés.
• Gardez l'établissement propre et bien entretenu. Mettez en place un calendrier d'inspection et d'entretien périodiques.
  

  I. Inspectez les tablettes (afin de vous assurer qu'elles ne s'effondreront pas et que leurs bordures ne sont pas tranchantes). II. Assurez-vous que le matériel est bien espacé afin d'éviter le désordre.

4. Effectuez une inspection préalable des biens appartenant à un tiers avant que ce dernier ne les confie à votre garde. Documentez ces inspections et notez toute carence.

• Photographiez les zones endommagées au besoin.
• Notez toute réparation ou tout remplacement nécessaire.
• Assurez-vous de faire signer le formulaire d'inspection par le propriétaire et l'utilisateur. Ce formulaire contribue à déterminer que le propriétaire et l'utilisateur s'entendent sur l'état du bien.
• Assurez-vous qu'un exemplaire du formulaire d'inspection est remis à chacune des parties.

5. Effectuez une dernière inspection avant de rendre le bien.

• Le propriétaire et l'utilisateur du bien devraient effectuer l'inspection ensemble.
• Comparez l'état du bien avec son état au moment de l'inspection préalable.
• Signez et conservez un exemplaire de la dernière inspection.

6. Assurez-vous que le nombre d'employés/de bénévoles en poste est suffisamment élevé pour éviter tout préjudice aux visiteurs/clients.

• Déterminez le nombre moyen et maximal de clients par jour.
• Augmentez le nombre d'employés/de bénévoles en poste pendant les périodes de forte affluence.
• Offrez une formation aux employés/bénévoles.
• Assurez-vous que les employés/bénévoles aident les clients si ces derniers utilisent des appareils dangereux. Par exemple, des machines distributrices.

7. Donnez une mise en garde.

• Placez une étiquette de mise en garde sur les produits potentiellement dangereux.
• Placez des affiches destinées à dissuader les clients de s'engager dans les zones d'accès restreint.
• Fournissez des directives sur la façon de faire fonctionner des appareils, manipuler des matériaux/produits, etc.

8. Mettez en place des mesures de sécurité.

• Installez une alarme de sécurité.

  i. Installez des affiches bien en vue afin de prévenir les gens qu'un système de sécurité est en place.

• Installez un système de surveillance électronique (caméra de sécurité). Gardez à l'esprit les restrictions liées à la protection de la vie privée.
• Verrouillez les accès à l'établissement après les heures d'ouverture/de travail.
• Mettez en place une politique d'accès à l'établissement au moyen d'une clé de sécurité.

  i. Assurez-vous que les détenteurs de clé sont connus et qu'ils rendent leur clé à la cessation de leur emploi ou au terme de leur service bénévole. ii. Conservez les clés dans un endroit sûr.

9. Conservation des documents.

• Envisagez la possibilité d'entreposer une copie des dossiers à l'extérieur de l'établissement. Si un incendie détruit l'immeuble, vous disposerez toujours des copies entreposés à l'extérieur.
• Envisagez la possibilité d'entreposer les données sous forme électronique. L'entreposage des données sous forme électronique comporte de nombreux avantages, notamment au chapitre de l'accessibilité aux données et de leur récupération. Cependant, il importe de tenir compte également de la sécurité des données (pirates informatiques, etc.), de la formation du personnel et des coûts.

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Traitement des réclamations

Vous devez vous assurer que les personnes blessées reçoivent des soins médicaux immédiats et, s'il y a lieu, communiquer avec les services d'urgence. De plus, vous devez toujours observer les étapes suivantes lorsqu'un incident/accident se produit dans votre établissement :

1. Remplissez un rapport d'incident/d'accident. (Cliquez ici pour consulter un modèle). La consignation des détails relatifs à l'incident/l'accident peut contribuer à établir une défense contre une éventuelle réclamation. Il peut également se révéler utile d'analyser les causes de l'incident/l'accident et de recommander des améliorations destinées à prévenir la répétition d'événements similaires.

2. Communiquez avec votre représentant d'assurance afin de déterminer si l'incident/l'accident devrait être signalé à votre assureur. Dans l'affirmative, fournissez-lui :

• le détail de l'incident/l'accident;
• des renseignements sur les mesures mises de l'avant en vue d'éviter cet incident/accident.

3. Prenez plusieurs photos de l'endroit où l'incident/l'accident est survenu.

• Photographiez les dommages causés au bien.
• Photographiez la zone où la personne a été blessée.
• Photographiez les blessures subies par la personne si possible.

4. Notez le nom et les coordonnées des témoins, le cas échéant. Obtenez une description détaillée de l'incident/l'accident de la part des victimes et des témoins et consignez cette information.

5. Si une personne s'est blessée, prévenez les employés et les bénévoles de ne jamais admettre un tort au nom de l'organisation. Ils doivent dire : « Je ne suis pas autorisé par mon employeur à discuter des circonstances de l'incident. Cependant, je vais signaler l'incident immédiatement et une personne autorisée communiquera avec vous ». N'admettez jamais une responsabilité!

6. Notez tous les renseignements reliés à l'incident/l'accident.

7. Déterminez les causes éventuelles et mettez en oeuvre des mesures de prévention.

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