Événements spéciaux*
Souvent, les entreprises/organismes participent à des événements
spéciaux soit à titre de directeur ou d'exploitant soit
à titre de commanditaire. Souvent, les organismes à but
non lucratif misent grandement sur les événements spéciaux
pour recueillir des fonds. Les événements spéciaux
comportent de nombreux risques, dont :
- Risques de blessure – des employés,
bénévoles, participants à l'événement,
etc. peuvent se blesser pendant l'événement. Ces événements
impliquent souvent des activités à haut risque, tels que
service d'alcool, feux d'artifices, manèges/jeux pour enfants,
etc.
 Point
clé
De par leur nature, les événements spéciaux
ne font pas partie des activités normales de votre entreprise/
organisme. Il importe donc de faire preuve de vigilance accrue
pour cerner les risques et les atténuer.
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- Risques d'atteinte à la réputation –
Si une situation n'est pas bien gérée, la réputation
de l'entreprise/organisme risque d'être entachée.
- Risques financiers – Un événement
exige habituellement l'investissement de fonds considérables.
Si l'événement n'est pas administré avec soin,
le montant du soutien financier pouvant être obtenu peut s'en
trouver réduit. Un événement peut également
être annulé en raison de la température ou d'un
événement imprévu.
^Début
Responsabilité légale
À titre d'occupants de locaux, vous et votre entreprise/organisme
êtes responsables de la sécurité des personnes qui
participent à l'événement. Les occupants doivent
protéger les clients contre tout préjudice prévisible.
Il importe de prendre des précautions supplémentaires si
:
- De l'alcool est servi.
- Des enfants/mineurs sont présents.
- Des activités dangereuses/risquées sont prévues,
par exemple des feux d'artifice, des randonnées en bateau ainsi
que certains sports.
- Des jeux de hasard sont prévus.
- Des foules importantes sont attendues.
Il importe de toujours obtenir les permis applicables de votre municipalité
ou gouvernement provincial afin d'atténuer la responsabilité
se rapportant aux infractions liées aux permis. Les exigences en
matière de santé doivent également être observées.
Communiquez avec votre gouvernement local pour obtenir de plus amples
renseignements au sujet de vos responsabilités concernant les événements
spéciaux.
^Début
Gestion du risque
Point
clé
Assurez-vous que vous connaissez et comprenez tous les risques
inhérents à votre événement et que
vous prenez les mesures qui s'imposent pour les prévenir
ou les atténuer.
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1. Ayez une bonne compréhension des risques inhérents à l'événement :
Des
activités physiques sont-elles prévues au programme?
- L'exercice d'activités physiques peut nécessiter
que les participants remplissent des formulaires d'examen médical,
des renonciations ou un consentement éclairé.
Servira-t-on de la nourriture à l'événement?
- * La préparation ou le service de nourriture comporte
des risques supplémentaires. Par exemple, un employé/bénévole
peut se blesser (brûlures, etc.) ou être victime d'un
empoisonnement alimentaire, un incendie peut se déclarer,
etc.
Des déplacements sont-ils requis? Dans l'affirmative, quel
mode de transport sera utilisé (p. ex., autobus, automobile,
avion, etc.)?
- Les risques liés aux voyages comprennent les accidents
de transport (collisions, etc.), les retards, la sécurité
des passagers, etc.
L'événement est-il tenu en plein-air?
- Tenez compte des risques liés à la température
(préparez des plans de circonstance) et à l'utilisation
de structures temporaires.
Servira-t-on de l'alcool?
- Les risques liés à la sécurité des
clients et du public sont plus élevés lorsque de
l'alcool est servi. Voir la rubrique Responsabilité civile
en matière d'alcool pour de plus amples renseignements
à ce sujet.
Certaines activités peuvent-elles être données
en sous-traitance?
- La sous-traitance peut contribuer à réduire le
contrôle et le risque. Cependant, pour que le risque soit
efficacement transféré, il importe de rédiger
un contrat approprié renfermant une clause de désistement
de responsabilité et d'indemnisation. La tierce partie
doit posséder les ressources financières nécessaires
pour faire face aux sinistres pouvant survenir (ou souscrire une
assurance). D'autres conditions doivent parfois être remplies
pour que le risque soit efficacement transféré.
Consultez un avocat pour plus de détails.
Point clé
Il est très important de communiquer avec votre représentant
d'assurance pour tous les événements spéciaux,
car ces événements ne font pas partie de vos activités
normales. |
- Vous pouvez signer une clause de désistement de responsabilité
et d'indemnisation stipulant que les organisateurs ne seront pas
tenus responsables des dommages matériels ou des blessures
et que la tierce partie indemnisera les organisateurs pour tout
sinistre découlant de sa négligence. Consultez un
avocat pour de plus amples renseignements à ce sujet.
- Demandez un certificat d'assurance de l'entrepreneur comme preuve
d'assurance de responsabilité. Assurez-vous que le certificat
d'assurance désigne votre entreprise/organisme comme assuré
supplémentaire et qu'il renferme également une clause
de responsabilité réciproque. Consultez un représentant
d'assurance pour de plus amples renseignements.
Des mineurs participeront-ils à l'événement?
- Les occupants doivent adopter des normes de conduite plus rigoureuses
à l'égard des mineurs. Souvent, les événements
auxquels participent des mineurs exigent une supervision et des
mesures de sécurité accrues.
Des liquidités sont-elles conservées dans les locaux?
- Les procédures de gestion financière doivent être
observées si des liquidités sont gardées
dans les locaux. Le vol est un problème sérieux.
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2. Les installations doivent convenir à l'événement
et peuvent ne pas convenir si elles empêchent la tenue de votre
événement. Par exemple, la mauvaise température,
le manque d'espace pour les participants ou l'absence de pièces
d'équipement peuvent empêcher la tenue d'un événement.
3. Communiquez avec votre représentant d'assurance.
Expliquez-lui tous les détails de l'événement et
demandez-lui qu'il vous confirme que l'événement est assuré.
Si non, souscrivez une assurance ou veillez à ce que toutes les
parties/organisations participant à l'événement aient
souscrit une assurance.
4. Préparez une carte du site. La carte du site
doit indiquer l'emplacement des entrées et sorties, postes de premiers
soins, structures temporaires, bars, barrières/poteaux de ligne
de transmission/clôtures, toilettes portatives, feux d'artifices,
accès aux véhicules d'urgence, fournisseurs de nourriture/marchandises,
etc.
5. Mettez en place des mesures de contrôle des
foules et d'autres mesures de sécurité.
- Le niveau de sécurité nécessaire varie en fonction
du type d'événement et du public qu'il attire.
- Prévoyez une patrouille de surveillance du secteur. Exigez
que les agents de sécurité portent et montrent leurs cartes
d'identité.
- Envisagez la possibilité de recourir aux insignes d'identité
avec photo pour le personnel et les bénévoles.
- Établissez une politique autorisant l'expulsion des clients
susceptibles de porter préjudice à autrui.
- Utilisez la vidéosurveillance. Gardez à l'esprit les
restrictions liées à la protection de la vie privée.
6. Établissez des plans en prévision des
situations d'urgence (p. ex., foule hors de contrôle, incendie,
panne de courant, température exécrable, etc.)
7. Installez des affiches indiquant :
- l'emplacement du poste de premiers soins le plus proche;
- l'emplacement des sorties d'urgence les plus proches; et
- l'emplacement du bureau de sécurité de plus proche.
8. Placez des poubelles partout sur le site afin de
dissuader les gens de jeter leurs détritus sur le sol. Les détritus
peuvent occasionner des chutes.
9. Mettez en œuvre un système de gestion
financière. Établissez des procédures de traitement
du numéraire et des paiements.
10. Envisagez la possibilité de mettre en œuvre
un programme destiné à aider les enfants égarés
à trouver leurs parents/tuteurs.
11. Sélectionnez et embauchez les employés
et les bénévoles appropriés.
12. Formez les employés et les bénévoles.
Conservez un dossier détaillé des quarts de travail et des
emplacements dont les employés/bénévoles sont responsables.
13. Assurez-vous que des dispositifs de communication
(par exemple les appareils radio muni d'un émetteur-récepteur
ou les systèmes de sonorisation publics) sont installés
et utilisés par les employés/bénévoles.
14. Donnez l'occasion aux clients de soumettre leurs
commentaires appréciatifs et leurs plaintes. Ces renseignements
pourront aider votre entreprise/organisme à mieux préparer
le prochain événement spécial.
15. Évaluez l'événement
après coup.
- Déterminez si des techniques de gestion du risque ont été
mises de l'avant.
- Déterminez si ces techniques se sont révélées
efficaces.
- Déterminez si des problèmes imprévus se sont
produits et la façon de les prévenir à l'avenir.
- Déterminez la pertinence de tenir de nouveau l'événement
ainsi que les améliorations à y apporter.
Ressources supplémentaires
Reportez-vous aux renseignements présentés à la
rubrique « Vous protéger
contre la responsabilité d'autrui ».
Reportez-vous au site Web de votre municipalité pour obtenir un
complément d'information sur les demandes de tenue d'événement
spécial, les permis, etc.
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