Sélection et formation des bénévoles*

Pour les besoins du présent document, il existe deux grandes catégories de bénévoles :

• Bénévoles de direction - Ces bénévoles exercent des fonctions de direction, par exemple les administrateurs et les dirigeants, ou des fonctions d'experts-conseils.
• Bénévoles d'exécution - Cette catégorie renferme les bénévoles qui travaillent directement à l'exploitation de l'entreprise/organisme, par exemple aux cueillettes de fonds, ainsi que toute autre personne exerçant des fonctions d'exécution.

Les bénévoles sont essentiels à de nombreuses entreprises/oragnismes, que ce soit sur une base quotidienne, à l'occasion d'événements spéciaux ou à d'autres fins. Les entreprises/organismes ont le devoir de protéger le personnel, les bénévoles, les membres, les clients, etc. contre tout préjudice corporel. La sélection et la formation appropriée des bénévoles sont essentielles au respect des normes de conduite nécessaires. Les bénévoles de direction et d'exécution peuvent constituer une source de responsabilité pour votre entreprise s'ils :

• sont criminels, par exemple des délinquants sexuels, ou s'ils risquent de causer un préjudice aux bénéficiaires des services bénévoles;
• endommagent des biens appartenant à votre entreprise ou à un tiers;
• occasionnent des blessures à un tiers. Il ne s'agit pas ici uniquement de blessures physiques; le harcèlement sexuel et la diffamation sont également des formes de blessures;
• s'automutilent; ou
• commettent un acte criminel.

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Gestion du risque

1. Sollicitez un avis juridique au sujet des droits et obligations de votre entreprise/organisme et de vos bénévoles (voir également Responsabilité civile des administrateurs et des dirigeants). Les droits et obligations peuvent varier en fonction de la province au sein de laquelle vous exercez vos activités, du type d'entreprise/organisme, des activités exercées, etc. Tenez compte des questions suivantes :

• Votre organisation sera-t-elle responsable des actions des bénévoles, qu'ils soient de direction ou d'exécution?
• Quelles mesures pouvez-vous prendre ou prenez-vous pour vous protéger contre ces responsabilités?
• Disposez-vous d'une assurance adéquate contre ces responsabilités? Renseignez-vous auprès de votre représentant d'assurance.

2. Élaborez une politique de sélection faisant notamment état de ce qui suit : (Cliquez ici pour consulter un modèle).

• Qui sera responsable de la sélection.
• Quelle est la formation nécessaire pour effectuer la sélection.
• De quelle façon l'information obtenue dans le cadre du processus de sélection sera-t-elle tenue et utilisée.
• Comment la confidentialité des renseignements sur les bénévoles sera-t-elle assurée.

3. Élaborez pour chaque poste de bénévole une description faisant état des compétences recherchées ainsi que des responsabilités et des exigences de sélection.

4. Déterminez le degré de rigueur de sélection nécessaire pour chaque poste en tenant compte des aspects suivants :

• Le bénévole devra-t-il interagir avec des personnes vulnérables (p. ex., enfants, aînés, personnes handicapées)? Si oui, la sélection doit-elle être plus rigoureuse?
• Le bénévole sera-t-il supervisé ou travaillera-t-il au sein d'un groupe important? Une sélection plus rigoureuse est-elle nécessaire s'il travaille seul ou avec un minimum de supervision?
• Existe-t-il des situations auxquelles le bénévole pourrait faire face et qui risqueraient d'accroître les risques de sinistres ou de négligence (p. ex., transport d'enfants)? Si oui, la sélection doit-elle être plus rigoureuse?
• Le bénévole sera-t-il en position de confiance découlant d'une relation de confiance, de dépendance ou d'autorité? Si oui, la sélection doit-elle être plus rigoureuse?

5. Exigez des candidats qu'ils remplissent des formulaires standards faisant état de leurs compétences et leur expérience ainsi que des coordonnées d'au moins trois références.

6. Rencontrez les bénévoles admissibles en entrevue avant de faire vos choix. Les questions d'entrevue doivent viser à acquérir une meilleure compréhension de l'expérience, des compétences et des attitudes du candidat.

• Le candidat possède-t-il les compétences, les valeurs et la personnalité qui concordent avec le poste et l'entreprise?
• Cette personne est-elle consciente des risques inhérents au poste? Cette personne s'engagera-t-elle à prendre toutes les précautions raisonnables pour contrôler le risque?
• Cette personne est-elle consciente des risques inhérents au poste? Cette personne s'engagera-t-elle à prendre toutes les précautions raisonnables pour contrôler le risque?

7. Demandez d'inspecter le dossier judiciaire de tous les candidats qui peuvent se trouver en position de confiance, travailler avec des personnes vulnérables, traiter des documents confidentiels, etc. Le candidat peut obtenir et soumettre son dossier lui-même ou l'entreprise peut l'obtenir avec le consentement écrit du candidat. Si un candidat a commis un délit, plusieurs facteurs doivent être pris en considération pour déterminer si le délit en question influe sur la capacité du candidat à occuper le poste de bénévole :

• âge de la personne au moment du délit;
• période écoulée depuis le délit;
• efforts de réhabilitation;
• circonstances entourant la condamnation et risques de récidive; et
• menace que le contrevenant peut faire planer sur l'entreprise et empêcher cette dernière d'exercer ses activités avec efficacité et sécurité.

Vous ne devez en aucune circonstance laisser un condamné sexuel travailler avec des enfants.

8. Envisagez la possibilité de créer une base de données de tous les bénévoles éventuels afin qu'il vous soit facile de faire des recherches dans une liste de bénévoles par compétences, expérience ou autres caractéristiques lorsque vous aurez besoin de faire du recrutement. Vous pourrez ainsi mieux faire correspondre les compétences du candidat aux exigences du poste de bénévole disponible.

9. Élaborez des normes de comportement que les bénévoles doivent observer.

• Exigez des bénévoles qu'ils signent un contrat portant sur la durée des services, les fonctions, la confidentialité, etc.
• Exigez des bénévoles qu'ils lisent et signent toutes les politiques organisationnelles touchant leur poste.
• Dans les cas où des clients vulnérables sont en cause, établissez des politiques organisationnelles visant à s'assurer que les bénévoles travaillent toujours en équipe, c'est-à-dire que personne ne court le risque de se retrouver seul avec des clients.

10. Offrez aux bénévoles des sessions d'orientation afin de les initier aux politiques et procédures de gestion du risque de l'entreprise.

11. Offrez aux bénévoles une formation aux tâches qu'ils seront tenus d'exécuter. Ne placez pas un bénévole dans une position pour laquelle il ne possède pas la formation nécessaire.

• Si le poste exige que le bénévole conduise un véhicule, envisagez la possibilité de lui faire suivre des cours de conduite préventive.
• Offrez des cours de recyclage régulièrement. La fréquence des cours dépend de la situation, mais vérifiez les saines pratiques observées par des entreprises semblables au chapitre de la formation dans les mêmes domaines. Par exemple, les attestations de compétence en RCR et sauvetage doivent être régulièrement renouvelées.

12. Acceptez les bénévoles en période probatoire pendant les trois premiers mois.

• Supervisez-les.
• Allongez la période probatoire si des problèmes surviennent ou des plaintes sont formulées.
• Évaluez la nécessité de dispenser une formation supplémentaire.

13. Envisagez la possibilité d'exiger que les bénévoles portent en tout temps un insigne d'identité avec photo lorsqu'ils accomplissent leurs tâches.

14. Effectuez régulièrement des évaluations de rendement des bénévoles (une ou deux fois par année) afin de discuter de leurs progrès et de leur rendement.

15. Sollicitez les commentaires appréciatifs de ceux qui reçoivent les services des bénévoles afin de relever des tendances au chapitre des réalisations et des faiblesses des bénévoles.

16. Faites une enquête lorsque vous recevez une plainte de personnes bénéficiant des services des bénévoles.

17. Documentez toujours vos préoccupations au sujet du rendement d'un bénévole. Élaborez une politique de mesures disciplinaires et de licenciement des bénévoles s'il y a lieu afin de protéger l'entreprise/organisme, les autres bénévoles et les usagers/bénéficiaires de vos services. Soyez très vigilant à cet égard et sollicitez un avis juridique, car la mise en œuvre de mesures disciplinaires inappropriées ou le licenciement injustifié d'une personne pourrait entraîner des poursuites en responsabilité civile pour l'entreprise/organisme.

18. Récompensez le rendement exceptionnel des bénévoles. Il n'est pas nécessaire que ces récompenses soient matérielles - une simple reconnaissance verbale à l'occasion d'un événement ou d'une réunion suffit si votre budget ne vous permet pas d'offrir des prix.

19. Diverses entreprises canadiennes offrent des cours de formation en sélection de bénévoles. Des programmes de formation en recrutement de bénévoles sont offerts par différents groupes, dont :

• Bénévoles Canada
  
• The Community Services Council of Newfoundland and Labrador

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Ressources supplémentaires

• « Droit et politique sociale fédéraux : Incidence sur le filtrage » - Description de l'incidence des lois sur la sélection des bénévoles
• Centre de ressources sur le bénévolat : « Guichet unique d'information »
• Programme de filtrage Dix étapes sûres de Bénévoles Canada.
• Campagne nationale d'éducation sur le filtrage (CNEF) a publié « Guide de filtrage : pour assurer la protection des clients, du personnel et de la collectivité » et le « Vidéo Obligation de diligence ». Il est possible d'acheter ces documents ou autres auprès de Bénévoles Canada à l'adresse.
• The Community Services Council Newfoundland and Labrador
• Energize Inc.

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