Adjointe à la direction

À propos du Bureau d’assurance du Canada

Le Bureau d’assurance du Canada (BAC) est l’association sectorielle nationale qui représente les assureurs habitation, automobile et entreprise du Canada. Ses sociétés membres représentent la vaste majorité du marché hautement concurrentiel de l’assurance de dommages au Canada. À titre de défenseur des assureurs de dommages privés au Canada, le BAC collabore avec les gouvernements, les organismes de réglementation et les intervenants pour soutenir un environnement concurrentiel afin que l’industrie de l’assurance de dommages continue de protéger les Canadiens des risques auxquels ils sont exposés aujourd’hui et à l’avenir.

Aperçu du rôle

Basé.e à Montréal et relevant du Vice-président, Québec, l’adjoint.e à la direction assure un rôle central de soutien administratif, financier et logistique au sein de l’organisation.

La personne titulaire soutient la mise en œuvre des activités et projets menés par l’organisation. Elle prépare, révise et met en page divers documents stratégiques. Elle fournit également un soutien opérationnel aux membres de l’équipe, aux comités d’industrie ainsi qu’au vice-président.

La ou le candidat.e recherché.e possède une maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, PowerPoint, Excel, Outlook).

La maîtrise de l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit, est nécessaire afin de communiquer et de collaborer sur des projets nationaux avec des collègues situés partout au Canada. La personne retenue sera également amenée à produire et à valider régulièrement des documents en anglais dans le cadre habituel de ses fonctions.

Responsabilités

Soutien administratif au vice-président

• Soutenir le vice‑président, incluant la planification et l’organisation de rencontres internes, externes, de coordination et de direction.

• Préparer les ordres du jour et produire des comptes rendus clairs et structurés.

• Organiser et coordonner des rencontres avec les employés, notamment en préparant les invitations, la logistique et le soutien administratif nécessaire.

Coordination des comités

• Soutenir le vice-président dans l’organisation et le fonctionnement des comités.

• Préparer les ordres du jour, la documentation et les rencontres.

• Assurer la logistique des séances : impression des documents, gestion Teams, coordination avec TI et l’administration.

• Envoyer les communications destinées au comité et assurer les suivis.

Gestion documentaire et soutien opérationnel

• Procéder à l’envoi, au classement et à l’archivage des communications et documents de la division.

• Contribuer à la préparation, révision et diffusion de documents (rapports, allocutions, argumentaires, communiqués).

• Veiller au respect des normes de gestion documentaire.

• Renouveler les comptes/mandats auprès d’organismes sectoriels (ex. : Lobby Québec, DASNSS).

Coordination administrative de la division

• Planifier les réunions de la division : réservations, repas, invitations et soutien logistique.

• Gérer l’arrivée et le départ des employés : matériel informatique, accès, création du courriel, rencontres d’intégration.

• Coordonner le prêt des équipements de réalité virtuelle : contrats, instructions, inventaire, expédition et suivi du retour.

• Coordonner la participation de l’organisation aux événements de l’industrie : inscriptions, logistique, matériel, présence des équipes.

• Organiser et soutenir les événements internes récurrents avec la direction.

Autres tâches

• Offrir un soutien administratif transversal aux équipes de la division selon les besoins (révision de documents, mise en page, gestion documentaire).

Qualifications

• Au moins 3 à 5 ans d’expérience dans un rôle similaire et un diplôme d’études collégiales (DEC) ou une formation universitaire dans l’un des domaines suivants : techniques administratives, communications, relations publiques ou dans un domaine connexe. Toutefois, nous demeurons ouverts à considérer tout autre profil dont l’expérience et les compétences démontrent la capacité à exceller dans ce rôle.

• Autonomie, proactivité et capacité à anticiper les besoins de la direction et des équipes

• Confort à travailler avec des représentants de haut niveau (direction, vice-présidence, membres de comités, partenaires publics)

• Très bonne maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint)

• Excellente capacité rédactionnelle : révision, correction, mise en page et préparation de documents professionnels

• Excellentes aptitudes pour la communication écrite et verbale tant en français et qu’en anglais

• Bon jugement et un souci constant de la qualité dans l’exécution de ses tâches

• Solides compétences organisationnelles

• Expérience de travail dans un environnement composé d’intervenants nombreux

• Capacité à gérer des priorités concurrentes

• Aptitude à offrir du service à la clientèle interne et capacité à répondre efficacement aux demandes

• Capacité à coordonner des activités logistiques (évènements, comités, déplacements, rencontres)

• Expérience en coordination logistique d’évènements, un atout

• Connaissance du secteur de l’assurance de dommages, un atout

Ce poste est admissible au programme de recommandation des employé.e.s.

Le Bureau d’assurance du Canada (BAC) est fier d’être un employeur qui offre des occasions d’emploi selon le principe de l’égalité des chances. Parallèlement à son engagement en matière d’excellence, le BAC s’engage aussi à créer un environnement de travail diversifié par des pratiques d’embauche qui encouragent la diversité sous toutes ses formes, notamment en matière de race, de genre, d’orientation sexuelle, de religion et d’origine ethnique.

Le BAC accueille et encourage les candidatures de personnes ayant des incapacités. Des mesures d’adaptation sont offertes sur demande aux candidat.e.s participant au processus de sélection. Si des mesures d’adaptation à une incapacité doivent être prises pendant le processus de recrutement, il faut le demander à Medina Kadija à MKadija@ibc.ca. Le BAC consultera les candidat.e.s à qui ont été proposées de telles mesures pour s’assurer que celles-ci répondent aux besoins d’accessibilité qui leur sont propres.